Qualquer pessoa poderá requerer certidão de qualquer registro em todo Cartório de Registro Civil, seja certidão dela mesma, seja certidão de terceiros, sem a necessidade de informar motivos, pois um dos princípios que rege este serviço é a publicidade (artigo 17 da Lei nº. 6.015/73)
Entretanto, algumas circunstâncias impedem a emissão de certidão em inteiro teor, sem autorização judicial, como é o caso daqueles registros que constem a adoção, em respeito à dignidade da pessoa humana, de ordem constitucional. Em tais casos é emitida certidão sem constar este fato.
A partir de 01 de janeiro de 2010, em cumprimento ao Provimento nº. 3 de 17 de novembro de 2009 do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, as certidões de registros civis são padronizadas nacionalmente, constando matrícula que compreende: nos 6 (seis) primeiros números o código nacional da serventia; o código do acervo no sétimo e oitavo números; o nono e o décimo número será 55 (código da atribuição do registro civil); do décimo primeiro ao décimo quatro números constará o número do registro de qual se extrai a certidão; o décimo quinto número corresponderá ao tipo de livro que se extrai a certidão (1 nascimento, 2 casamento, 3 casamento religioso com efeito civil, 4 óbito, 5 natimorto, 6 proclamas, 7 demais atos, 8 desdobrado para emancipações e 9 desdobrado para interdições); do décimo sexto ao vigésimo estará o número do livro (por exemplo, 00371); o vigésimo primeiro, vigésimo segundo e o vigésimo terceiro terá o número da folha do livro do registro; do vigésimo quarto ao trigésimo constará o número do registro que se extrai a certidão e, por fim, os dois últimos números corresponderão ao digito verificador emitido pelo CNJ.
Ressalta-se que as certidões emitidas no sistema anterior não perderam a validade.
Finalmente, informa-se que os pedidos de certidões poderão ser executados, além de pessoalmente, por via postal ou telefônica, as quais serão fornecidas mediante a comprovação de satisfação dos emolumentos e despesas para postagem, por depósito em conta bancária, em cumprimento ao artigo 47, §2º, da Lei nº. 6.015/73.