Pelo fato do registro em Cartório ser prova de estado (artigo 1.543 do Código Civil Brasileiro) e elemento de cidadania, o mesmo deve estar devidamente atualizado com as alterações que ocorram diretamente na vida daquele registrado.
A diferença essencial entre averbação e anotação é que a primeira tem em vista a alteração em determinado registro e a segunda diz respeito à indicação de um fato que não se refere àquele registro, mas que tem em vista a pessoa ou as pessoas de que o registro se trata.
Como exemplo disso, o casamento é anotado no nascimento, já que o primeiro não alterou o segundo, mas é algo importante que ocorreu com o registrado que deve ser dada a devida publicidade, já a separação e o divórcio são averbadas no registro de casamento, pois este registro foi modificado em razão de que aquelas pessoas não se encontram mais casadas e assim ocorre com os demais atos envolvendo o Registro Civil das Pessoas Naturais.
A obrigação legal de comunicação para os demais Cartórios sobre determinada alteração ou inovação é daquele Cartório que realizou o ato, ou seja, o Cartório que celebra o casamento deve comunicar o Cartório que registrou o nascimento dos noivos para que lá conste tal anotação e o prazo para expedição da comunicação é de 5 (cinco) dias, conforme o artigo 106 da Lei n. 6.015/73.
Entretanto, a iniciativa para que o Cartório realize a averbação é do interessado, pois não há como o Cartório ter ciência de, por exemplo, todas as separações ou divórcios, ocorridos entre aqueles que ali casaram.
Nesta circunstância, o interessado entregará ao Cartório a ordem judicial ou escritura pública para que se proceda à averbação e a partir de então o decidido surtirá efeitos perante terceiros, como consta no Art. 100, §1º, da Lei nº. 6.015/73.
Ressalta-se que é imprescindível a competente averbação para que, por exemplo, a separação, divórcio ou restabelecimento da sociedade conjugal surta os devidos efeitos legais.
Esclarece-se, ainda, que, no tocante às anotações, elas serão encaminhadas por comunicação do Cartório que realizou o registro ou a averbação e serão baseadas nas informações e/ou documentos fornecidos pelos declarantes, de forma que especial atenção deverá ser tomada por oportunidade do registro do óbito, por exemplo, ocasião em que preferencialmente deverá ser apresentada certidão de nascimento e casamento do falecido ou documento que conste tais dados para que a comunicação seja procedida de forma correta e conste naqueles assentos a anotação do óbito.